top of page

Privacyverklaring

Kindercoaching Het Hertenkind hecht waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en de privacy van jouw kind. In deze privacyverklaring lees je helder en transparant welke gegevens we verzamelen, hoe we ermee omgaan en welke rechten jij en je kind hebben volgens de GDPR/AVG-wetgeving

1. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

Praktijknaam: Kindercoaching Het Hertenkind

Contactpersoon: Sarah Schauvliege

Adres: Puttenhoflaan 11, 2970 Schilde

Ondernemingsnummer: 1032.912.913

BTW-nummer: BE1032.912.913

E-mailadres: sarah@hethertenkind.be

Telefoonnummer: +32 471 70 66 31

​

Opmerking over bereikbaarheid: omdat sessies met kinderen in alle rust en aandacht plaatsvinden, is de praktijk uitsluitend op afspraak te bezoeken. Ik vraag om steeds vooraf contact op te nemen via e-mail of telefoon en niet onaangekondigd langs te komen.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?

Kindercoaching Het Hertenkind verwerkt persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via het intakeformulier of per e-mail).

​

Wij verwerken de volgende gegevens:

  • Contactgegevens ouders/opvoeders: naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres (voor de communicatie en facturatie).

  • Gegevens van het kind: naam, geboortedatum, school, klas/leerjaar en inhoudelijke informatie met betrekking tot de coachingsvraag (voor een gepersonaliseerde begeleiding).

  • Aantekeningen die gemaakt worden tijdens het intakegesprek met de ouders.

  • Financiële gegevens: factuurgegevens en betalingshistorie.

​

Ik verzamel of bewaar geen medische gegevens (zoals voorgeschreven medicatie, medische dossiers of diagnoses van artsen).

 

Tijdens de coachingstrajecten met de kinderen zelf worden in de regel geen inhoudelijke notities bijgehouden. Mocht er in uitzonderlijke gevallen toch een notitie gemaakt worden, dan hebben de ouders/wettelijke vertegenwoordigers te allen tijde het recht om deze in te zien.

3. Rechtsgrond voor de verwerking

Ik verwerk jouw persoonsgegevens op basis van de volgende juridische gronden:
 

  • Uitvoering van de overeenkomst: het kunnen uitvoeren van de kindercoaching en de bijbehorende administratie/facturatie.
     

  • Toestemming: voor het verwerken van gegevens van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) vragen wij expliciete toestemming aan de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s) via het digitaal intakeformulier.
     

  • Wettelijke verplichting: het bijhouden van de boekhouding en facturatie volgens de Belgische wetgeving (7 jaar).

4. Hoe beveilig en bewaar ik de gegevens?

De beveiliging van jouw gegevens en die van je kind staat voorop. Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies of onbevoegde toegang te voorkomen:
 

  • Digitale opslag: notities en documenten worden digitaal bewaard op een beveiligde harde schijf en binnen een beveiligde Microsoft OneDrive cloud-omgeving.
     

  • Beveiligingssoftware: apparaten en accounts (zoals Microsoft Forms voor de intake, Outlook voor e-mail, WhatsApp voor snelle afstemming en Dexxter voor de boekhouding) zijn beveiligd met sterke, unieke wachtwoorden.
     

  • Website: de website is gebouwd via Wix en maakt gebruik van een beveiligde verbinding (SSL-certificaat).

5. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

  • Coachingsdossier & intakenotities: ik bewaar de gegevens en notities van het traject gedurende 3 jaar na het afronden van de coaching (het afrondingsgesprek). Na deze termijn worden de gegevens definitief gewist.

    • Uitzondering: Ouders hebben het recht om meteen na de afrondingssessie schriftelijk te verzoeken om alle persoonsgegevens en notities direct te laten wissen.
       

  • Facturen & boekhouding: factuur- en betalingsgegevens moeten wettelijk verplicht 7 jaar bewaard worden voor de belastingdienst.

6. Delen van gegevens met derden

Kindercoaching Het Hertenkind verkoopt jouw gegevens nooit aan derden. Wij delen jouw gegevens of die van je kind enkel als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

​

Informatie wordt nooit zonder jouw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming gedeeld met externe partijen (zoals de school, de leerkracht, het CLB of de huisarts).

​

Voor de bedrijfsvoering maak ik gebruik van de volgende externe verwerkers (die eveneens aan de GDPR-wetgeving voldoen):

  • Wix (Websitehosting)

  • Microsoft (OneDrive, Outlook en Microsoft Forms voor intakeformulieren)

  • Dexxter (Boekhoud- en facturatiesoftware)

  • WhatsApp (Korte communicatie omtrent afspraken)

7. Wat zijn jouw rechten?

Als ouder of wettelijke vertegenwoordiger heb je onder de GDPR de volgende rechten met betrekking tot jouw gegevens en die van je kind:
 

  1. Recht op inzage: je mag altijd opvragen welke gegevens en notities wij van jou en je kind bewaren.

  2. Recht op correctie: je mag foutieve of onvolledige gegevens laten aanpassen.

  3. Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden"): je kunt na het afrondingsgesprek vragen om de gegevens van jouw kind direct te laten wissen uit ons systeem.

  4. Recht op intrekking van toestemming: je kunt een eerder gegeven toestemming voor verwerking altijd weer intrekken.

 

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar sarah@hethertenkind.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kan ik vragen om een identificatie.

8. Heb je klachten omtrent privacy?

Mocht je een klacht hebben over hoe ik met jouw gegevens of de privacy van je kind omga, dan hoor ik dat uiteraard het liefst direct zodat we dit samen kunnen oplossen.

​

Daarnaast heb je steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische privacytoezichthouder:
 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

E-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

​

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in juli 2026.

bottom of page